Automatisierte Produktaktualisierung
Ausgangslage
Unsere Kunden koordinieren 20 Außenstellen, die monatlich Listen mit 250-500 Produkten erhalten. Diese müssen manuell auf Aktualisierungen überprüft werden, da sie von drei verschiedenen Dachorganisationen stammen. Wenn es Unsicherheiten bezüglich der Datenaktualität gibt, setzen die Außenstellen sich direkt mit den Herstellern in Verbindung und protokollieren ihre Anfragen. Unbeantwortete Anfragen und manuell aktualisierte Listen werden in der Zentrale intensiv recherchiert. Jede erhaltene Antwort wird sorgfältig ins zentrale System eingetragen, was einen zeitaufwändigen Prozess darstellt.
Ziel
Das Ziel besteht darin, den Prozess der Produktaktualisierung und -verwaltung für dezentrale Standorte durch Automatisierung und Digitalisierung effizienter zu gestalten. Dies beinhaltet die Reduzierung manueller Überprüfungen, die Vereinfachung der Kommunikation mit Dachorganisationen und Herstellern sowie die Optimierung der Protokollierung von Anfragen und Antworten. Durch die Implementierung eines strukturierten Systems soll die Zeitersparnis erhöht, Fehler minimiert und die Gesamtproduktivität des Unternehmens gesteigert werden.
Umsetzung
In einigen Abschnitten dieses Prozesses sind manuelle Bewertungen und Entscheidungen unumgänglich. Daher wurde der Ablauf in einem System mit Reitern strukturiert. "Komplexere" Fälle durchlaufen dabei mehrere Reiter von links nach rechts, während andere unmittelbar von der "Eingangs"-Registerkarte in den Status "Erledigt" versetzt werden.
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